اعتدت أن أرسل كل شيء لنفسي عبر البريد الإلكتروني، وقد أصلحت ميزات Google Drive الخمس هذه تلك المشكلة

أقوم باختبار الكثير من الأجهزة كل شهر، مما يعني أنه ينتهي بي الأمر ببيانات متناثرة عبر الهواتف والأجهزة اللوحية وأجهزة الكمبيوتر المحمولة المختلفة.

ومع ذلك، فإن الشيء الوحيد الثابت في جميع هذه البرامج هو أنني قمت بتسجيل الدخول إلى حساب Google نفسه.

ولهذا السبب، قضيت سنوات أفعل شيئًا سخيفًا جدًا: أرسل لنفسي باستمرار الملفات والروابط ولقطات الشاشة والملاحظات عبر البريد الإلكتروني فقط لنقلها بين الأجهزة.

يضمن هذا الأسلوب أيضًا أن تكون لدي دائمًا ملفات مهمة في متناول اليد، بغض النظر عن الجهاز الذي كنت أستخدمه.

لكن المشكلة كانت أن صندوق الوارد الخاص بي تحول ببطء إلى ملف أرض نفايات للملفات العشوائية والملاحظات التي لم تكن تنتمي إلى هناك في المقام الأول. كان كل شيء مختلطًا برسائل البريد الإلكتروني الفعلية، وبدأ يؤثر على كيفية استخدامي لـ Gmail.

ولحسن الحظ، بدأت الآن في الاعتماد بشكل أكبر على Google Drive، وقد غيّر تمامًا طريقة إدارتي للملفات عبر الأجهزة.

هذه هي مميزات جوجل درايف وهذا جعلني أخيرًا أتوقف عن إرسال كل شيء عبر البريد الإلكتروني.

لقد حل الماسح الضوئي للمستندات على الهاتف المحمول محل سير عمل PDF الفظيع الخاص بي

لقد توقفت عن إرسال عمليات المسح الضوئي لنفسي عبر البريد الإلكتروني فقط لحفظ المستندات أو التوقيع عليها

يتضمن جزء كبير من سير العمل الخاص بي تقديم الإيصالات والفواتير.

كانت عمليتي القديمة فظيعة بصراحة. كنت ألتقط صورة على هاتفي، وأرسلها إلى نفسي بالبريد الإلكتروني، وأقوم بتنزيلها على جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بي، وأحولها إلى ملف PDF، ثم أحملها حيثما أحتاج إليها.

لقد كان هذا هو روتيني إلى حد كبير حتى اكتشفت الماسح الضوئي المحمول المدمج في Google Drive.

لقد أدركت مؤخرًا أن تطبيق Google Drive يحتوي على ماسح ضوئي مدمج. يمكنك استخدامه لمسح المستندات والإيصالات والفواتير مباشرة من هاتفك.

يقوم تلقائيًا باقتصاص المستند وتحسين الجودة وتحويل كل شيء إلى ملف PDF قابل للبحث وحفظه مباشرة في Drive.

بالتأكيد، هناك الكثير من تطبيقات الماسح الضوئي المخصصة، لكنني وجدت أن الخيار المدمج في Google Drive يعمل بشكل جيد حقًا، خاصة وأن كل شيء تتم مزامنته على الفور عبر جميع أجهزتي.

يمكنك الوصول إلى هذه الميزة عن طريق النقر على أيقونة الكاميرا في الصفحة الرئيسية لتطبيق Google Drive على هاتفك.

لقد قمت بإنشاء مستند “مكان تفريغ” مثبت للملاحظات المؤقتة

هذا هو المكان الذي أقوم فيه بحفظ الملاحظات والروابط والأفكار المؤقتة بسرعة

إحدى حيل Google Drive الأكثر غرابة والأكثر فائدة التي بدأت استخدامها هي إنشاء مستندات Google مؤقتة مباشرةً من تطبيق Drive وتثبيتها على شاشتي الرئيسية التي تعمل بنظام Android.

أستخدم مستندًا واحدًا بشكل أساسي كمكب نفايات ضخم لكل ما أحتاجه طوال اليوم. الروابط العشوائية وكلمات مرور Wi-Fi ومقتطفات النص وحتى الأشياء التي أحتاج إلى نسخها ولصقها بسرعة بين الأجهزة كلها تدخل في هذا المستند الواحد.

يمكنك القيام بذلك بسهولة. فقط اضغط على + أيقونة (زائد). في تطبيق جوجل درايف، إنشاء مستند Google جديد، واكتب ما تريد.

عند الحفظ، ابحث عن هذا المستند في Drive مرة أخرى، وانقر عليه مطولاً، ثم اضغط على قائمة ثلاثية النقاط واختر أضف إلى الشاشة الرئيسية. وبهذه الطريقة، يصبح المستند متاحًا على الفور مباشرة من الشاشة الرئيسية لهاتفك.

احتفظ بهذا المستند نفسه مثبتًا كعلامة تبويب في متصفح سطح المكتب لديك أيضًا. فهو يجعل من السهل الوصول إلى الملاحظات وتحديثها بسرعة عبر الأجهزة.

لقد أدى تثبيت المجلدات المهمة إلى جعل Drive يبدو أكثر تنظيمًا

من السهل دائمًا العثور على الملفات التي أحتاجها بشدة على الفور

أقوم بتخزين الكثير من المعلومات المهمة في Google Drive، بما في ذلك جوازات السفر وتأكيدات السفر وبطاقات الهوية الحكومية الأخرى.

بدلاً من البحث بلا نهاية عن هذه الملفات في كل مرة أحتاج إليها، بدأت بتثبيت المجلدات المهمة في الجزء العلوي من Google Drive وترميزها بالألوان لتسهيل التعرف عليها.

قد تبدو هذه ميزة صغيرة، ولكنها تُحدث فرقًا كبيرًا عندما تستعجل للعثور على المستندات المهمة.

إحدى الحيل الصغيرة التي نجحت بشكل جيد بالنسبة لي هي تسمية المجلدات التي تبدأ بـ “1…” أو “2…”.

نظرًا لأن Google Drive يقوم بفرز المجلدات أبجديًا بشكل افتراضي، فإنها تنتقل تلقائيًا إلى الأعلى عندما أفتح التطبيق.

يمكنك أيضًا إضافة اختصارات لهذه المجلدات مباشرة إلى الشاشة الرئيسية لهاتفك للوصول إليها بشكل أسرع.

أفضل ما في الأمر هو أن كل شيء يظل متزامنًا عبر الأجهزة، لذلك لا داعي أبدًا للتساؤل عما إذا كان الإصدار الأحدث من الملف موجودًا على هاتفي أو الكمبيوتر المحمول أو مدفونًا في مرفقات Gmail.

غيّر Google Drive لسطح المكتب سير العمل عبر الأجهزة بالكامل

تظل ملفاتي الآن متزامنة بين هاتفي وجهاز الكمبيوتر المحمول

من المحتمل أن أكبر تغيير قمت به في الإعداد الخاص بي خلال العام الماضي هو التثبيت جوجل درايف لسطح المكتب على جهاز ماك بوك الخاص بي.

تقدم جوجل أ تطبيق Drive المخصص لكل من نظامي التشغيل macOS وWindows، وهي طريقة أفضل بكثير للوصول إلى ملفاتك من فتح موقع Drive على الويب في المتصفح مرارًا وتكرارًا.

يمكنك استخدام التطبيق لمزامنة المجلدات المهمة تلقائيًا مع Google Drive، ولكن بالنسبة لي، كانت الميزة الأكبر هي تكامل Finder الأصلي على نظام التشغيل macOS.

تظهر ملفات Google Drive الخاصة بي الآن تمامًا مثل المجلد العادي داخل Finder على جهاز MacBook Air. والأفضل من ذلك هو أنه يمكنك النقر بزر الماوس الأيمن فوق الملفات والقيام بأشياء بسرعة مثل نسخ روابط المشاركة وإتاحة الملفات دون الاتصال بالإنترنت والمزيد بشكل مباشر من خلال إجراءات Finder السريعة.

الآن، عندما أحتاج إلى مشاركة ملف كبير مع شخص ما، فبدلاً من إرساله بالبريد الإلكتروني، أقوم بسحبه إلى مجلد Google Drive الخاص بي داخل Finder. ثم قمت بالنقر بزر الماوس الأيمن فوقه، ثم انقر فوق نسخ الوصلة، وإرسالها في ثوان.

أنقذتني خدعة تحرير PDF الأصلية من الكثير من التنزيلات غير الضرورية

لم أعد بحاجة إلى تطبيقات منفصلة لملء النماذج فقط

ميزة أخرى تم الاستخفاف بها في تطبيق Google Drive على نظام Android وهي أنه يدعم ملء النماذج الأصلية وتحرير ملفات PDF الأساسية.

في السابق، عندما كنت بحاجة لملء نموذج، كنت عادةً أقوم بتنزيل ملف PDF وإرساله إلى جهاز الكمبيوتر المحمول الخاص بي وفتحه في جهة خارجية تطبيق لتحرير ملفات PDF، وقم بإجراء التعديلات، واحفظها، ثم قم بتحميلها مرة أخرى إلى وحدة التخزين السحابية.

الآن، أفتح ملف PDF مباشرة داخل تطبيق Google Drive على نظام Android واستخدم خيار ملء النموذج المدمج. ومن هناك، يمكنني الكتابة في حقول PDF المدعومة، ووضع علامة في مربعات الاختيار، وتحديد القوائم المنسدلة، وحفظ الملف المحدث مباشرة مرة أخرى في Drive.

من الغريب أن Google لا تزال لا تقدم هذا بشكل صحيح في Google Drive على سطح المكتب، ولكن تطبيق Android يتعامل معه بشكل جيد حقًا بالنسبة للنماذج السريعة وتحرير المستندات.

أخيرًا، جعل Google Drive صندوق الوارد الخاص بي يبدو سليمًا مرة أخرى

لقد ساعد Google Drive في جعل سطح المكتب والبريد الوارد الخاص بي أكثر تنظيمًا مرة أخرى.

لم أعد أبحث في رسائل البريد الإلكتروني القديمة التي أرسلتها لنفسي فقط للعثور على ملف.

وبدلاً من ذلك، أعتمد في الغالب على مجلدات Google Drive المثبتة للوصول السريع إلى الملفات والمستندات التي أحتاجها بشدة.

ومع ذلك، فأنا أستخدم تطبيقات النقل من نظير إلى نظير مثل إرسال محلي و وميض للملفات الأكبر حجمًا أو عندما أرغب في نقل الملفات بسرعة بين هاتفي الذي يعمل بنظام Android وMacBook دون الاعتماد على التحميلات السحابية.