كان Gmail الخاص بي بمثابة مقبرة للمواعيد النهائية حتى أضفت اتصال الجوزاء البسيط هذا

Gmail ليس تطبيقًا للمهام

ليس المقصود منه تتبع المواعيد النهائية والمهام القابلة للتنفيذ

بالنسبة لجميع ميزات الإنتاجية وعمليات التكامل التي يقدمها Gmail، فهو في المقام الأول خدمة بريد إلكتروني – وهو يتقن هذا الجزء. تكمن المشكلة في أن العناصر القابلة للتنفيذ والمواعيد النهائية مدفونة داخل سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. يمكن لـ Gmail في بعض الأحيان أن يعرض المعلومات ورسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة بذكاء، لكنه لا يمكنه العمل كتطبيق بريد إلكتروني للمهام.

لفترة من الوقت، اعتمدت على بطولة و تأجيل رسائل البريد الإلكتروني في Gmail لتتبع المواعيد النهائية. لكن هذا النهج لم يتوسع بشكل جيد مع نمو عبء العمل وزيادة حجم رسائل البريد الإلكتروني الواردة.

عند وصول ما بين 30 إلى 40 رسالة بريد إلكتروني جديدة يوميًا إلى صندوق الوارد الخاص بك، ليس من الممكن إضافة الرسائل المهمة يدويًا إلى تطبيق المهام الخاص بك. تساعد بعض المكونات الإضافية في حل هذه المشكلة، ولكن مرة أخرى، العملية اليدوية غير قابلة للتطوير وتتطلب وقتًا طويلاً.

هذه مشكلة أكبر مما قد تبدو. غالبًا ما يضع العملاء المواعيد النهائية في نهاية سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة. وفي أحيان أخرى، يكون بمثابة تذكير بشأن تجديد اشتراك قادم أحتاج إلى إلغائه أو فاتورة مستحقة خلال يومين.

في منتصف يوم عمل مزدحم، نادرًا ما يكون لدي النطاق الترددي للتوقف وإضافة كل من هذه المهام إلى تطبيق المهام أو التقويم الخاص بي. كل هذا يؤدي إلى تفويت المواعيد النهائية، والدفعات المتأخرة، وتجديد الاشتراكات التي كان ينبغي إلغاؤها منذ أسابيع.

اتصال الجوزاء البسيط الذي أصلح كل شيء

يقرأ الجوزاء رسائل البريد الإلكتروني، وتتذكر مهام Google المواعيد النهائية

تبين أن حل المشكلة هو اتصال الجوزاء البسيط. تم دمج مساعد Google المدعوم بالذكاء الاصطناعي بشكل كبير في Gmail ومجموعة Workspace بأكملها. حتى أنه يتميز بتكامل مهام Google، مما يمكّن Gemini من سحب المعلومات من صندوق الوارد الخاص بي وإضافتها إلى المهام.

كل صباح، أبدأ يومي بتحفيز برج الجوزاء وأطلب منه عرض مهام قابلة للتنفيذ بناءً على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بي من الأسبوع. لقد قامت حتى الآن بعمل رائع، حيث قامت بتجميع النظرات العامة للمشروع والتسليمات القادمة وعناصر العمل المعلقة.

المشكلة الحقيقية الوحيدة هي أنني لا أستطيع أن أطلب من جيميني أن يتجاهل رسائل البريد الإلكتروني الواردة من وكالات العلاقات العامة، والتي لا تزال تتسلل إلى المؤتمر الصحفي أكثر مما أريد.

بعد الحصول على نظرة عامة على المشروع لهذا الأسبوع، أسأل برج الجوزاء إذا كان هناك أي مواعيد نهائية مهمة يجب أن أكون على دراية بها. يقوم Gemini بمسح صندوق الوارد الخاص بي في Gmail ويعرض جميع التواريخ المهمة بالإضافة إلى رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة.

أحيانًا تفاجئني أداة الذكاء الاصطناعي من Google بتسليط الضوء على المواعيد النهائية التي كنت سأفتقدها. وكل ذلك يحدث في غضون ثوانٍ ويتطلب الحد الأدنى من الجهد من جهتي. بدلاً من بدء اليوم بالتنقيب في رسائل البريد الإلكتروني المهمة أو غير المقروءة، أنتقل مباشرة إلى القيام بعمل مهم بالفعل.

ومع ذلك، فإن عرض الجوزاء لرسائل البريد الإلكتروني والمواعيد النهائية ذات الصلة ليس سوى جزء من المعادلة. يبدأ السحر الحقيقي من خلال اتصال مهام Google الخاص بـ Gemini. بمجرد مراجعة قائمة المواعيد النهائية المهمة، أطلب من Gemini إضافتها مباشرة إلى مهام Google، مع استكمال التواريخ المحددة والبريد الإلكتروني الأصلي كسياق.

كل هذا يحدث بأمر صوتي بسيط. لا يوجد نسخ ولصق، ولا تبديل بين التطبيقات، ولا يوجد جهد يدوي. لأخذ الأمور إلى أبعد من ذلك، يمكنك ذلك استخدم إجراءات الجوزاء المجدولة للأتمتة العملية برمتها لتشغيل كل صباح.

أستخدم Gemini مرة واحدة في الشهر لسحب كل إشعار بتجديد الاشتراك والفوترة خلال الـ 60 يومًا القادمة. بعد مراجعة البيانات، أطلب من برج الجوزاء إضافة مواعيد التجديد المهمة إلى مهام Google، حتى لا أنسى إلغاء الخدمات التي لم أعد أستخدمها أو وضع ميزانية للفواتير الكبيرة.

تستغرق العملية برمتها بضع ثوانٍ، وقد ضمنت بالفعل أنني ألغيت تجربتين مجانيتين قبل أن يتم تجديدهما تلقائيًا إلى خطط مدفوعة.

وبالمثل، في نهاية كل أسبوع، أقوم بتشغيل Gemini في Gmail وأطلب منه “البحث عن رسائل البريد الإلكتروني الواردة من العملاء في الأسبوعين الماضيين حيث أدين برد أو تسليم.” يعمل هذا بشكل جيد بشكل مدهش وأصبح طريقتي المفضلة لالتقاط أي شيء تسلل عبر الشقوق خلال أسبوع مزدحم.

بعد أن تعرض شركة Gemini قائمة رسائل البريد الإلكتروني ذات الصلة، أطلب منها دفع التسليمات المعلقة مباشرة إلى مهام Google، باستخدام تواريخ الاستحقاق من رسائل البريد الإلكتروني الأصلية كمواعيد نهائية.

بفضل اتصال الجوزاء هذا، عندما أبدأ صباح يوم الاثنين، أعرف بالضبط رسائل البريد الإلكتروني ذات الأولوية العالية التي أحتاج إلى الرد عليها أو متابعتها.

عند الإعداد بشكل صحيح، يمكن أن يغير Gemini في Gmail قواعد اللعبة فيما يتعلق بإنتاجيتك.

أخيرًا يعمل صندوق الوارد الخاص بي في Gmail لصالحي

لقد ساعد Gemini في جعل صندوق الوارد الخاص بي في Gmail أكثر قابلية للإدارة. لا يزال الوضع فوضويًا، وما زلت أفتقد رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمهمة. لكنني لم أعد أخشى مهمة تصفح صندوق الوارد الخاص بي كل يوم للعثور على رسائل البريد الإلكتروني والمهام العاجلة التي يجب التصرف بناءً عليها.

وقد ساعد الاتصال البسيط بمهام Google في تنظيم كل هذه الفوضى. والأهم من ذلك، أنني لم أعد أفوّت رسائل البريد الإلكتروني والمواعيد النهائية المهمة لأنني لم أتمكن من تتبعها في سلاسل رسائل البريد الإلكتروني الطويلة.